Peni R. Pramono
Trainer dan Konsultan Keuangan UKM

Pertanyaan :

Halo Ibu Peni,
Nama saya Helen. Saya bekerja di sebuah perusahaan roti dan sayalah yang menangani  seluruh urusan keuangan. Saya senang sekali membaca buku Ibu Membuat Laporan Keuangan Segampang Milik Warung Sebelah.  Dalam buku Ibu, Ibu memberi contoh penggunaan spreadsheet untuk membuat laporan keuangan. Yang saya ingin tanyakan sepraktis apakah spreadsheet ini?
Terima kasih buat jawabannya, Ibu. Tuhan memberkati. Helen - Jakarta

Jawaban :

Ya, pasti kalau dibandingkan dengan menuliskan dengan pensil atau bolpoin di buku besar (maksudnya buku yang ukurannya  memang benar-benar besar).

Apa kelebihan spreadsheet untuk mencatat laporan keuangan?
Banyak. Menghapus dan mengisi data mudah sekali, bisa di sortir mana-mana data yang perlu mana yang tidak, bisa menggunakan formula perhitungan, bisa menggunakan fasilitas filtering, bisa menghitung dengan cepat dan mudah koreksinya.

Dengan spreadsheet, yang jelas format dan tulisan lebih mudah dibaca. Bahkan kalau perhitungan dilakukan dengan formula-pun, kita masih mungkin untuk bisa melakukan pengecekan dari mana  sebuah angka didapatkan.  Laporan bisa dibuat tembusannya sampai berlembar-lembar, dan bukan pekerjaan yang susah.
Spreadsheet juga mampu membaca data dari lembar yang lain, sehingga dengan menggabungkannya kita hanya perlu menginput data satu kali saja. Dengan cara manual sebuah data bisa jadi harus diinput berkali-kali dan dengan demikian lebih rentan terhadap kesalahan manusia.

Kekurangannya? Banyak juga. Karena menghapus dan mengisi data sangat mudah, kemungkinan manipulasi juga tinggi. Cek dan ricek harus sering dilakukan. Bahkan penggunaaan password-pun tidak begitu berguna, karena yang memanipulasi kan si pengisi data. Dan seringkali menjadi pekerjaan yang menyebalkan buat si auditor, karena seseorang bisa dengan mudahnya menyisipkan data di sembarang tempat yang bisa jadi luput dari perhatian kita.

Kalau kita bandingkan dengan program akuntansi jadi, menggunakan spreadsheet masih tergolong lebih ribet. Terutama pada tingkat ketelitian. Program akuntansi jadi hanya membutuhkan 1 kali entry data dan program sudah menyebarkannya menjadi beberapa catatan laporan keuangan. Misalnya, bila kita menginginkan laporan rugi laba dan laporan neraca, kita tidak perlu pusing-pusing mendata lagi dari spreadsheet, mana-mana yang masuk ke rekening pendapatan, mana rekening harga produksi dan seterusnya. Program sudah membuatnya rapi untuk kita. Kelebihan dari program akuntansi jadi juga pada lapisan password. Password bisa dibuat berlapis sehingga hanya orang tertentu saj ayang bisa mengisi data, tetapi orang lain yang tidak bisa mengisi data hanya bisa melihat hasilnya. Kemungkinan manipulasi lebih rendah dibanding dengan menggunakan spreadsheet.

Terlepas dari segala kekurangan spreadsheet, spreadsheet sangat menarik untuk dipelajari dan digunakan terutama bila bisnis kita masih berskala kecil.